Etape 7
Revoir les progrès et se tourner vers l'avenir
Déterminer le niveau de réussite de
vos activités Internet et identifier vos prochaines étapes pour l'utiliser.
A présent, vous êtes connecté à
l'Internet et vous l'utilisez régulièrement. Le plan d'action élaboré à l'Etape 5 est traduit dans la réalité alors que vous utilisez
l'Internet pour la communication, la recherche et les autres buts que vous avez retenus
face à vos besoins.
A présent, il est temps de prendre du recul
et de voir le tableau d'ensemble de ce que vous avez accompli. Est-ce que tout s'est bien
déroulé? Existe-t-il des choses que vous feriez différemment si vous deviez recommencer
ou des choses que vous recommanderiez à quelqu'un venant vous consulter? A présent que
vous avez de l'expérience, quelles sont les idées que vous avez quant aux nouvelles
manières d'utiliser l'Internet pour atteindre vos objectifs? Nous vous proposons
d'évaluer ce qui a réussi pour vous et ce qui n'a pas fonctionné. Par
"évaluation", nous n'entendons pas une longue procédure avec d'importantes
collectes de données mais plutôt le fait de prendre du temps pour réfléchir
-individuellement et collectivement - et voir ce que vous pourriez faire avec l'Internet
à l'avenir.
Vue générale: Revoir les
progrès et se tourner vers l'avenir pour les utilisations futures de l'Internet
Réfléchissez aux différentes manières
dont votre organisation utilise actuellement l'Internet : courrier électronique pour
la correspondance, groupes d'actualités pour l'échange d'information, etc. Pour chacun
de ces éléments, faites ce qui suit:
1. Déterminer si l'application de l'Internet
est réussie dans votre organisation.
2. Documenter les idées pour améliorer les
futurs projets d'information et de communication en fonction de cette expérience.
3. Chercher des idées pour les futurs
projets d'information et de communication auprès des collègues et des sources de
l'Internet lui-même.
Les utilisateurs qui réussissent à bien utiliser
l'Internet cherchent toujours "la prochaine étape." Par exemple, le Centre pour les études de la famille africaine a un
catalogue d'ateliers et de séances de formation en ligne. A l'avenir, l'organisation
espère lancer un système permettant aux gens de s'inscrire en ligne pour ces séances. |
Quand faut-il
évaluer?
Vous et vos collègues, vous faites chaque
jour une évaluation de votre utilisation de l'Internet. Lorsqu'un collègue a du mal à
envoyer un document attaché au courrier électronique, lorsqu'un autre collègue trouve
une information sur le Web dont il peut se servir immédiatement, lorsque les collègues
vous indiquent qu'il faut trop de temps pour télécharger les fichiers - tout cela, c'est
du feed-back qui devrait faire partie de votre évaluation continue pour déterminer si
vous arrivez à obtenir le maximum d'avantages de l'Internet.
C'est bien de cela dont il s'agit dans
l'évaluation: voir où l'on se trouve, comment on y est arrivé et ce qu'on a appris au
vu de ce qu'on veut vraiment accomplir. Cela vous donne une image plus claire de ce que
vous voulez réaliser à l'avenir et comment vous pouvez y parvenir.
Lorsque les choses se
déroulent bien
Pour la plupart, l'utilisation de l'Internet
au sein de votre organisation devrait se faire sans problèmes. Lorsque les gens sont
satisfaits en général, c'est un bon moment de revoir votre plan d'action et les buts que
vous vous êtes fixé. Peut-être que l'évaluation la plus utile consiste à examiner
chaque but et à se poser les questions suivantes:
- Avez-vous atteint le but?
- Est-ce que le fait d'avoir atteint le but vous a mené là où
vous le souhaitiez?
- Est-ce que le fait d'atteindre le but a eu l'effet désiré
sur les progrès que fait votre organisation en vue d'accomplir sa mission ? (Il est
tout à fait possible de bien exécuter un plan d'action bien conçu et de trouver par la
suite que vos accomplissements n'entrent pas dans la mission plus générale, comme vous
l'aviez souhaité.)
Trouver des solutions aux problèmes est une partie
normale du processus de l'Internet à laquelle vous devez faire participer d'autres
personnes. Par exemple, le Projet d'environnement de l'Afrique australe à l'Université
Rhodes (http://www.ru.ac.za) a introduit une fonction sur son site Web pour que les
visiteurs puissent consulter les contenus entiers du site. Ils indiquent au départ que
c'est un travail en cours et invitent les visiteurs à donner du feed-back sur la manière
de l'améliorer. |
Lorsque les choses
ne se déroulent pas comme prévu
Des problèmes surviennent. En diagnostiquant
le problème et en réfléchissant aux étapes décrites dans ce manuel, vous trouverez
probablement une solution. Par exemple:
- Si la connexion elle-même n'est pas bonne, revoyez la
logistique (ordinateur, ligne téléphonique, FSI, etc.). Voyez quelles sont les
compétences que vous devez changer ou améliorer et trouvez les personnes auxquelles vous
pouvez parler de ces problèmes techniques.
- Si un membre du personnel est frustré dans son travail,
revoyez la formation. Devez-vous organiser une formation supplémentaire ou juste
travailler une heure ou deux avec la personne pour qu'elle puisse surmonter les
difficultés qu'elle rencontre dans son travail?
- Si vous-même ou d'autres personnes pensez que l'Internet est
une technologie intéressante mais que cela ne vous aide pas vraiment, revoyez
l'évaluation de l'information et le plan d'action que vous avez élaborés. Avez-vous
identifié correctement la manière dont vous partagez l'information et les personnes avec
lesquelles vous la partagez? Dans l'affirmative, êtes-vous en train d'exécuter de la
manière la plus efficace votre plan? Parlez avec les personnes dans d'autres
organisations ou consultez le site Web de l'Initiative Leland pour des idées et
ressources supplémentaires.
A la page suivante, vous pouvez voir comment
Tina et le reste du personnel d'HEALTHLINK 2000 ont revu leur expérience concernant
l'Internet et ont commencé à faire des plans sur ce qu'ils aimeraient changer et faire
à l'avenir.
HEALTHLINK 2000 FAIT UNE
EVALUATION
En élaborant son plan d'action (voir
Etape 5), Joan, présidente d'HEALTHLINK 2000, demande que
l'évaluation fasse partie des cinq buts. Ainsi, les expériences et points de vue du
personnel pourront être combinés et utilisés. Tel que noté dans le plan, une petite
équipe revoit les autres buts pour déterminer les aspects suivants:
- Est-ce que les buts individuels (projets) ont été atteints?
- Qu'est-ce qui s'est bien déroulé et où des problèmes se
sont-ils présentés?
- Comment pourrait-on améliorer les projets?
- Faudrait-il continuer les projets?
- Faut-il ajouter d'autres buts de communication?
- Quelles sont les autres idées de l'utilisation de la
technologie de l'Internet que peut envisager HEALTHLINK 2000?
L'équipe de l'évaluation comprend
Tina ; Robert, responsable commercial d'HEALTHLINK 2000 et John, l'un des deux
assistants administratifs. Tina rencontre un collègue à une organisation
environnementale locale qui l'a aidée tout au long, lui montrant comment ce groupe peut
faire une évaluation de l'utilisation de l'Internet. Ensuite, l'équipe de l'évaluation
interview le personnel responsable de l'exécution du plan d'action et demande à tout le
personnel d'identifier les domaines à problèmes. Vu que l'un des buts consiste à
diminuer les coûts des communications internationales par téléphone et fax, l'équipe
revoit les factures depuis la connexion d'HEALTHLINK 2000 à l'Internet.
Certains des problèmes sont faciles à
résoudre. Par exemple, l'équipe apprend qu'un grand nombre de ses collègues pensent
qu'ils passent trop de temps à chercher des informations en ligne. Aussi, Tina organise
une séance de formation sur les techniques de recherche et compile également une liste
des sites Internet les plus courants que peut consulter le personnel d'HEALTHLINK 2000.
Mais d'autres aspects prendront plus de
temps. Par exemple, le personnel souhaite avoir plusieurs ordinateurs avec un accès à
l'Internet. L'équipe présente cette suggestion à Joan. Après en avoir discuté, on
décide d'acheter un second ordinateur et l'équipement nécessaire pour la connexion à
l'Internet dans les six à 12 mois à venir. Joan demande à Tina de faire la recherche
(sur l'Internet!) pour trouver les diverses manières de financer l'achat.
L'équipe a passé deux jours à déterminer
un plan d'évaluation, à interviewer le personnel et à mettre par écrit les résultats.
Mais l'évaluation ne s'arrête pas là. Alors qu'ils se dirigent vers de nouvelles
utilisations de l'Internet, ils répéteront le processus en sept étapes en fonction de
ce qu'ils ont déjà réalisé et planifieront de nouvelles manières d'utiliser
l'Internet pour atteindre leurs objectifs. |
Etes-vous
prêt pour la prochaine étape?
Quelle prochaine étape? Tel que vous l'avait
montré le diagramme présenté dans la section Vue générale, le processus visant à
introduire l'Internet dans votre organisation est un processus cyclique. De même que vous
évaluez une application de l'Internet, vous prenez connaissance de nouvelles
utilisations. Et vous revenez facilement de l'Etape 7 à l'Etape 1...
Le processus en sept étapes dont il est
question dans ce manuel peut être répété comme guide pour planifier les futures
utilisations de l'Internet. Au fur et à mesure que change votre contexte de travail et la
technologie de l'Internet, vous trouverez de nouvelles manières d'utiliser l'Internet. Ce
manuel peut vous aider à vous diriger dans une direction logique pour votre organisation.
Que vous soyez le chef de votre organisation
ou un des membres de l'équipe, vos besoins de communication changent constamment, au
même titre que la technologie et le contenu de l'Internet. La manière dont vous
utiliserez l'an prochain l'Internet sera probablement différente de la manière dont vous
l'employez aujourd'hui. Laissez votre imagination aller plus loin que les limites !
Votre enthousiasme et votre curiosité se communiqueront à vos collègues et les
opérations quotidiennes du bureau en profiteront - et surtout, la mission de votre
organisation et des gens qui vous aident en sera renforcée.
Etape 6 | Table des matières | Annex
1: L'Internet--Un outil d'habilitation à l'âge de l'information |